شرح وظایف
کارگزینی هیأت علمی زیر مجموعه معاونت آموزشی است. این مجموعه شامل رئیس کارگزینی، مسئول صدور احکام، کارشناس بورس و جذب، کارشناس ترفیع و ارتقاء و کارشناس حقالتدریس است که امور مربوط به اعضاء محترم هیأت علمی و مدعوین محترم را انجام می‌دهند. در حال حاضر ۳۶۷عضو هیات علمی تمام وقت، ۱۸ عضو نیمه‌وقت و حدود ۱۳۰۰ عضو مدعو با این واحد همکاری دارند. اعضاء هیات علمی شامل ۹ استاد تمام، ۳۳ دانشیار، ۲۰۵استادیار ، ۷۱ بورسیه دکترا و ۶۷مربی است. مجموعه وظایف این حوزه را می‌توان به چهار بخش تقسیم کرد.
بخش اول: صدور احکام هیات علمی
در بخش صدور احکام هیات علمی خدمات زیر صورت می‌گیرد:
۱- صدور حکم حقوقی اعضای محترم هیات علمی تمام وقت و نیمه وقت
۲- احکام انتصاب مسئولین اجرائی دانشگاه
۳- صدور مرخصی‌ها (بدون حقوق، استعلاجی، استحقاقی)
۴- صدور گواهی اشتغال به کار و تدریس جهت ارائه به سازمانهای مختلف و وزارت امور خارجه بر اساس نیاز و درخواست اساتید
۵- بازخرید ویژه اعضای هیات علمی دارای پستهای مصوب اجرایی که از مرخصی استحقاقی خود استفاده نکرده‌اند.
۶- اخذ استعلام از دفتر حراست و تنظیم و صدور ابلاغ برای اعضای هیات علمی که از سوی ریاست محترم واحد برای پستهای مدیریتی و اجرایی در نظر گرفته می‌شوند مانند روسا و معاونین دانشکده‌ها و مدیران اجرایی، مدیران گروههای آموزشی.
۷- بررسی و اقدام اولیه جهت اعطای تسهیلات از جمله وام مسکن، ودیعه مسکن، ضروری و قرض الحسنه حسب ضوابط
۸- به کارگیری نیروهای مشمول متخصص جهت گذراندن طرح نظام وظیفه در دانشگاه حسب ضوابط
۹- نظارت بر ساعات کار و اضافه کار مدیران اجرایی
۱۰- انجام کلیه مکاتبات مربوط به اعضای هیات علمی
۱۱- بررسی و نظارت برگزارش‌های تدریس و تهیه لیست‌های پرداخت جهت ارسال به امور مالی
۱۲- انجام کلیه مکاتبات رفاهی مربوط به اعضاء هیات علمی
۱۳- صدورگواهی‌های کسر اقساط و حقوقی و ضمانت جهت بانکها و موسسات دیگر
بخش دوم: ترفیع، ارتقاء و تبدیل وضعیت استخدامی
در بخش ترفیع، ارتقاء و تبدیل وضعیت خدمات زیر صورت می‌گیرد:
۱- برگزاری جلسات کمیته منتخب به منظور بررسی امور مربوط به ارتقاء علمی
۲- برگزاری جلسات کمیته ترفیع به منظور بررسی امور مربوط به ترفیع سالیانه و تبدیل وضعیت استخدامی
۳- انجام کلیه مکاتبات ارتقاء عضو هیأت علمی از مرتبه مربی به استادیاری، استادیاری به دانشیاری و دانشیاری به استادی
۴- بررسی مدارک ارائه شده جهت ارتقاء و تکمیل آنها
۵- نظارت بر حضور اعضا هیات علمی در دوره‌ها و کارگاه‌های آموزشی
۶- ارسال بخشنامه‌ها و مکاتبات مربوط به برگزاری کارگاه‌های آموزشی اعضای هیات علمی
بخش سوم: امور مربوط به حقالتدریس
در بخش حقالتدریس خدمات زیر صورت می‌گیرد:
۱- بررسی و تایید قراردادهای حق التدریس مدرسان مدعو و حق الزحمه برای کارشناسان، تکنسین‌ها و استادکاران
۲- اخذ تأییدیه مدارک و ریزنمرات تحصیلی متقاضیان همکاری به صورت حق التدریس
۳- بررسی مدارک و سوابق تدریس و تعیین نرخ حق التدریس استادان بر اساس بخشنامه آموزانه
۴- صدور گواهی تدریس برای همکاران حقالتدریس
۵- تشکیل پرونده استادان مدعو
۶- بررسی درخواست تدریس استادان مدعو جدید و ارسال آن به گروههای آموزشی مربوطه در دانشکده‌ها
۷- بررسی و اصلاح اطلاعات استادان در فایل ثبت اطلاعات
۸- تهیه و کنترل لیست‌های پرداخت حقالتدریس استادان مدعو و تائید آنها جهت پرداخت بر اساس بخشنامه سازمان مرکزی و جدول پرداخت
۹- تهیه گزارش‌های مربوط به اضافه تدریس مدرسین مدعو (اخذ مجوز پرداخت از مسئولین محترم دانشگاه توسط مدیران محترم گروههای آموزشی صورت می‌گیرد.)
۱۰- بررسی و پاسخ استعلام دفاتر حراست و گزینش واحد در خصوص وضعیت مدعوین.
۱۱- تهیه و پیگیری کلیه مکاتبات در خصوص حق‌الزحمه‌ها، کسر تدریس، و تهیه گزارش‌های مربوط به حقالتدریس و مکاتبات موردی با سازمان مرکزی
۱۲- تهیه گواهی تدریس مدعوین
۱۳- بررسی پرونده‌های ارسالی استادان مدعو از دانشکده‌های مختلف
۱۴- تهیه و تنظیم آمارها و لیست‌های مدرسین مدعو
۱۵- تهیه و تنظیم فرم قرارداد حقالتدریس و فرم گزینش
۱۶- کنترل لیست‌های پرداخت حقالتدریس اساتید در 8 هفته اول (علی‌الحساب) و تائید آنها جهت پرداخت شامل کنترل مبلغ یک ساعت حقالتدریس، بررسی ساعات تدریس اساتید مدعو، بررسی صحت محاسبات
۱۷- کنترل لیست های پرداخت حقالتدریس اساتید در پایان ترم (تسویه حساب) و تائید آنها جهت پرداخت شامل کنترل مبلغ یک ساعت حقالتدریس، بررسی ساعات تدریس اساتید مدعو، بررسی صحت محاسبات
۱۸- صدور گواهی اشتغال به تدریس مدرسین مدعو حق‌التدریسی جهت ارائه به سازمانهای مختلف و وزارت امور خارجه بر اساس نیاز
۱۹- بررسی درخواست های مجوز تدریس مدرسین مدعو
۲۰- بررسی مدارک ارسالی از گروههای آموزشی و بررسی امتیازات بر اساس مدارک ارسالی
۲۱- تهیه و تنظیم آمار استادان مشغول به تدریس حقالتدریس، میزان پرداختی و ساعات کسر و مازاد تدریس در یک نیمسال تحصیلی.
۲۲- انجام کلیه مکاتبات درخصوص حق‌الزحمه ها، مصوبه‌های حقالتدریس، مجوز تدریس و غیره
۲۳- بررسی نامه‌های ارسالی از دفتر حراست
۲۴- اعلام اطلاعات ارسالی از دانشکده‌ها به دفتر حراست
۲۵- ارسال درخواست تدریس استادان مدعو به گروههای آموزشی مربوطه در دانشکده‌ها
۲۶- تمهید مقدمات گزینش عمومی اساتید مدعو ( تکمیل و تنظیم پرونده ها، تشکیل جلسات )
بخش چهارم: جذب و بورس و بایگانی
در بخش جذب و بورس و بایگانی خدمات زیر صورت می‌گیرد:
۱- انجام کلیه مکاتبات مربوط به متقاضیان بورس
۲- انجام کلیه مکاتبات مربوط به متقاضیان طرح خدمت مشمولان متخصص در مقطع دکترا
۳- اخذ تأییدیه مدارک و ریزنمرات تحصیلی متقاضیان عضویت هیأت علمی
۴- تهیه قرارداد و تشکیل پرونده بورسیه و طرح خدمت سربازی و معرفی آنها به دفاتر اسناد رسمی
۵- بایگانی پرونده‌های اعضای هیات علمی و مدرسین حقالتدریس
۶- ثبت امور محوله در دفتر و شماره کردن نامه‌هایی که حاوی اسناد مالی اساتید می‌باشند
۷- تکمیل فرم‌های آمار و اطلاعات و همکاری جهت به روز نمودن اطلاعات
۸- انجام تسویه حساب و محاسبه مطالبات اعضای هیات علمی که به دلایل مختلف رابطه استخدامی آنان با دانشگاه قطع می‌گردد
۹- پیگیری گزینش عمومی اعضای هیات علمی از دفتر گزینش واحد و سازمان مرکزی دانشگاه آزاد اسلامی
۱۰- پیگیری صلاحیت‌های علمی اعضای هیات علمی که صلاحیت آنان تاکنون واصل نشده است
۱۱- ابلاغ بخشنامه‌ها و مصوبات به دانشکده‌ها