شرح وظایف
کارگزینی هیأت علمی زیر مجموعه معاونت آموزشی است. این مجموعه شامل رئیس کارگزینی، مسئول صدور احکام، کارشناس ترفیع و ارتقاء، کارشناس حقالتدریس و کارشناس امور اداری و بایگانی است که امور مربوط به اعضاء محترم هیأت علمی و مدعوین محترم را انجام می‌دهند. مجموعه وظایف این حوزه را می‌توان به چهار بخش تقسیم کرد.
بخش اول: صدور احکام هیات علمی
در بخش صدور احکام هیات علمی خدمات زیر صورت می‌گیرد:
- صدور حکم حقوقی اعضای محترم هیات علمی
- احکام انتصاب مسئولین اجرائی دانشگاه
- اخذ استعلام از دفتر حراست و تنظیم و صدور ابلاغ برای اعضای هیات علمی که از سوی ریاست محترم واحد برای پستهای مدیریتی و اجرایی در نظر گرفته می‌شوند
- نظارت بر ساعات کار و اضافه کار مدیران اجرایی و صدور مرخصی‌ها (بدون حقوق، استعلاجی، استحقاقی)
- امور مربوط به انتقال، ماموریت، طرح تعاون و .... اعضای هیات علمی
- امور مربوط به بازنشستگی و انجام تسویه حساب و محاسبه مطالبات اعضای هیات علمی که به دلایل مختلف رابطه استخدامی آنان با دانشگاه قطع می‌گردد.
- به کارگیری نیروهای مشمول متخصص جهت گذراندن طرح نظام وظیفه در دانشگاه حسب ضوابط و انجام کلیه مکاتبات مربوط به متقاضیان طرح خدمت مشمولان متخصص در مقطع دکترا
- بررسی و اقدام اولیه جهت اعطای تسهیلات از جمله وام مسکن، ودیعه مسکن، ضروری و قرض الحسنه حسب ضوابط
- انجام کلیه مکاتبات مربوط به اعضای هیات علمی
بخش دوم: ترفیع، ارتقاء و تبدیل وضعیت استخدامی، امور مربوط به بورس
در بخش ترفیع، ارتقاء و تبدیل وضعیت خدمات زیر صورت می‌گیرد:
- برگزاری جلسات کمیته منتخب به منظور بررسی امور مربوط به ارتقاء علمی
- برگزاری جلسات کمیته ترفیع به منظور بررسی امور مربوط به ترفیع سالیانه و تبدیل وضعیت استخدامی
- انجام کلیه مکاتبات ارتقاء عضو هیأت علمی از مرتبه مربی به استادیاری، استادیاری به دانشیاری و دانشیاری به استادی
- بررسی مدارک ارائه شده جهت ارتقاء و تکمیل آنها
- انجام کلیه مکاتبات مربوط به متقاضیان بورس
- اخذ تأییدیه مدارک و ریزنمرات تحصیلی متقاضیان عضویت هیأت علمی
- تهیه قرارداد و تشکیل پرونده بورسیه و طرح خدمت سربازی و معرفی آنها به دفاتر اسناد رسمی
- پیگیری گزینش عمومی اعضای هیات علمی از دفتر گزینش واحد و سازمان مرکزی دانشگاه آزاد اسلامی
- پیگیری صلاحیت‌های علمی اعضای هیات علمی که صلاحیت آنان تاکنون واصل نشده است
بخش سوم: امور مربوط به حقالتدریس
در بخش حقالتدریس خدمات زیر صورت می‌گیرد:
- تشکیل پرونده استادان مدعو و تمهید مقدمات گزینش علمی و عمومی اساتید مدعو ( تکمیل و تنظیم پرونده ها، تشکیل جلسات )
- بررسی و تایید قراردادهای حق التدریس مدرسان مدعو و حق الزحمه برای کارشناسان، تکنسین‌ها و استادکاران
- اخذ تأییدیه مدارک و ریزنمرات تحصیلی متقاضیان همکاری به صورت حق التدریس
- بررسی مدارک و سوابق تدریس و تعیین نرخ حق التدریس استادان بر اساس بخشنامه آموزانه
- تهیه و کنترل لیست‌های پرداخت حقالتدریس استادان مدعو و تائید آنها جهت پرداخت بر اساس بخشنامه سازمان مرکزی و جدول پرداخت
- تهیه گزارش‌های مربوط به اضافه تدریس مدرسین مدعو (اخذ مجوز پرداخت از مسئولین محترم دانشگاه توسط مدیران محترم گروه‌های آموزشی صورت می‌گیرد)
- بررسی و پاسخ استعلام دفاتر حراست و گزینش واحد در خصوص وضعیت مدعوین.
- صدور گواهی اشتغال به تدریس مدرسین مدعو حق‌التدریسی جهت ارائه به سازمانهای مختلف
- تهیه و تنظیم آمار استادان مشغول به تدریس حقالتدریس، میزان پرداختی و ساعات کسر و مازاد تدریس در یک نیمسال تحصیلی.
- تهیه و کنترل لیست‌های پرداخت پروژه های کاردانی و کارشناسی و ارسال به اداره امور مالی و تهیه و کنترل لیست‌های پرداخت آزمون جامع
بخش چهارم: امور ادرای و بایگانی
در بخش امور اداری و بایگانی خدمات زیر صورت می‌گیرد:
- بایگانی پرونده‌های اعضای هیات علمی و مدرسین حقالتدریس
- بایگانی نامه ها و انجام امور دفتری
- تکمیل فرم‌های آمار و اطلاعات و همکاری جهت به روز نمودن اطلاعات
- صدور گواهی اشتغال به کار و تدریس جهت ارائه به سازمانهای مختلف و وزارت امور خارجه بر اساس نیاز و درخواست اساتید
- صدورگواهی‌های کسر اقساط و حقوقی و ضمانت جهت بانکها و موسسات دیگر
- ارسال بخشنامه‌ها و مکاتبات مربوط به برگزاری کارگاه‌های آموزشی اعضای هیات علمی
- بررسی نامه‌های ارسالی از دفتر حراست